Гости должны прибыть на мероприятие минимум за полчаса до своего заезда, по прибытии пройти процедуру регистрации и получить бейдж участника.
За 20 минут до начала заезда VW Off-road Experience, с группой будет проводиться небольшой тренинг, в ходе которого инструктор расскажет о технике безопасности при прохождении тест-драйва. По окончанию тренинга для каждого автомобиля формируется экипаж (2 участника + 2 гостя по желанию + инструктор), и экипажи отправляются на тест.
По окончании заезда каждый участник проходит процедуру награждения (подарки от спонсора, дилера и представительства Volkswagen) и фотографируется на память. Затем все гости проходят в шатер, где им будет предложен обед (салат-бар и BBQ) и другие дополнительные активности, включая лотерею или викторину от спонсора. Для самых маленьких участников мероприятия будет предложена отдельная программа с аниматорами и клоуном.